Beranda » Berita » Hal-hal yang harus Diperhatikan Saat Kirim Surat ke Luar Negeri

Hal-hal yang harus Diperhatikan Saat Kirim Surat ke Luar Negeri

T Diposting oleh pada 8 November 2017
F Kategori
b Belum ada komentar
@ Dilihat 152 kali

Kirim surat ke luar negeri

Perusahaan ekspedisi terus bertumbuh semenjak situs-situs belanja online bermunculan. Transaksi yang terjadi di dunia maya mengharuskan kedua belah pihak (penjual dan pembeli) melibatkan perusahaan ekspedisi agar pesanan dapat tersampaikan. Hebatnya lagi, pangsa pasar dari situs belanja online ini luas. Pembeli bisa berasal dari segala penjuru. Karena itu pengiriman paket bisa sampai ke luar negeri.

Menyinggung pengiriman paket ke luar negeri, pihak ekspedisi tak hanya melayani pengiriman paket dalam bentuk barang saja, tapi juga dokumen atau surat-surat berharga. Di satu sisi hal ini menguntungkan, namun di sisi lain tentu tetap ada rasa kekhawatiran. Untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan, pihak pengirim juga harus memperhatikan hal-hal berikut ini sebelum mengirim dokumen atau surat-surat penting ke luar negeri.

  1. Cek kondisi awal dokumen atau surat tersebut. Surat-surat yang berupa akte, piagam, atau sertifikat sebaiknya dilaminating sebelum dikirim. Ini bertujuan agar surat tersebut tetap rapi dan terhindar dari kemungkinan basah. Sedangkan untuk dokumen yang cukup tebal disarankan dikemas berlapis. Lapisan pertama dapat berupa amplop atau pembungkus berbahan kertas. Lalu, pada lapisan kedua berupa plastik.
  2. Pengiriman ke luar negeri memakan waktu yang cukup lama. Ditambah kemungkinan-kemungkinan lain yang dapat terjadi di luar prediksi, sehingga menambah waktu lebih panjang lagi. Surat-surat berharga itu bisa lembab jika terlalu lama di dalam pembungkus. Apalagi kondensasi dalam armada yang dilengkapi dengan AC atau dehumidifier adalah suatu yang lumrah terjadi. Untuk menghindari risiko kerusakan, Anda bisa menyertakan silica gel di dalamnya. Silica gel bisa diperoleh dengan mudah di toko-toko perlengkapan alat tulis dan perkantoran. Harganya pun sangat terjangkau.
  3. Jangan sekali-kali memberikan keterangan seputar isi, merk, atau apapun yang berkenaan dengan dokumen tersebut di bagian luar kemasan. Mungkin Anda bermaksud dengan menuliskannya maka dokumen akan dijaga lebih aman. Padahal, menulis keterangan yang terlampau detail justru bisa memancing orang berbuat nakal. Bisa-bisa surat-surat berharga Anda dicuri dan disalahgunakan oknum yang tidak bertanggung jawab.
  4. Cantumkan identitas pengirim dan penerima selengkap-lengkapnya. Keterlambatan atau bahkan kegagalan pengiriman kerap kali disebabkan karena identitas pengirim dan penerima tidak lengkap. Apabila kurir tidak berhasil menemukan alamat yang tertera atau orang yang dituju sudah pindah, biasanya pihak ekspedisi akan mengabarkan perihal tersebut pada pengirim. Apakah ingin dialihkan ke alamat baru atau dipulangkan kembali pada pengirim ( Keduanya tentu dikenakan biaya tambahan). Akan tetapi jika identitas pengirim pun tidak lengkap, maka paket akan disimpan di gudang dalam batas waktu tertentu. Setelahnya, pihak ekspedisi tidak bertanggung jawab terhadap segala bentuk kerusakan ataupun kehilangan.
  5. Penting diingat, paket berupa dokumen lebih rentan terhadap kerusakan. Karena itu, sangat disarankan bagi Anda untuk memilih produk pengiriman yang menyertakan asuransi di dalamnya. Dengan dilengkapi asuransi, Anda bisa mengajukan klaim jika paket mengalami keterlambatan, rusak, maupun hilang.
  6. Tidak menutup kemungkinan ekspedisi-ekpedisi enggan mengakui paket rusak di tangan mereka. Penyangkalan mereka lakukan semata-mata untuk menghindar dari tanggung jawab dan ganti rugi. Karena itu, tak ada salahnya Anda mendokumentasikan kondisi paket sebelum dikirim. Ini bisa menjadi bukti pegangan andai sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diharapkan pada paket Anda.

Prosedur Barang Rusak, Hilang atau Tak Kunjung Sampai

Permasalahan yang umum terjadi ketika memanfaatkan jasa ekspedisi adalah barang rusak, hilang, atau tak kunjung sampai padahal sudah lewat standar waktu yang dijanjikan. Jangan panik jika keadaan yang tak mengenakkan ini menimpa Anda. Ikuti prosedur berikut ini untuk mengajukan klaim:

  • Datang atau hubungi kantor perwakilan ekspedisi tempat Anda mengantar kiriman ketika itu. Ceritakan kronologis yang sebenarnya.
  • Tunjukkan slip dan nomor resi pengiriman kepada petugas. Petugas akan melacak status paket Anda apabila tidak kunjung sampai dan berkoordinasi dengan cabang terdekat dari kota atau negara tujuan Anda.
  • Untuk klaim kerusakan barang, tunjukkan foto kondisi barang sebelum dikirim kepada petugas agar mereka percaya bahwa kerusakan memang terjadi karena kesalahan pihak ekspedisi.

Asal mengikuti prosedur dan Anda menyimpan bukti-bukti pengiriman paket dengan baik, maka pengajuan klaim tidak serumit yang dibayangkan. Demikian ulasan ini kami sampaikan untuk Anda. Semoga bermanfaat.


 

Belum ada Komentar untuk Hal-hal yang harus Diperhatikan Saat Kirim Surat ke Luar Negeri

Silahkan tulis komentar Anda

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

a Artikel Terkait Hal-hal yang harus Diperhatikan Saat Kirim Surat ke Luar Negeri

Mengirim Barang Ke Luar Negeri

Mengirim Barang Ke Luar Negeri  Dengan ATD Express

T 26 November 2017 F A atdexpre

Perjalanan ke luar negeri saat ini bisa ditempuh dengan cepat karena adanya pesawat terbang sehingga dalam beberapa jam saja Anda bisa menempuk jarak ribuan kilometer dengan menggunakan pesawat. Tentunya hal itu sangat memudahkan transportasi pada saat ini bukan? Tidak hanya... Selengkapnya

Jasa Pengiriman Barang Ke Amerika

Jasa Pengiriman Barang Ke Amerika

T 20 November 2017 F A atdexpre

Apakah Anda sedang berpikir untuk mengirimkan barang ke Amerika dari Indonesia? Ada banyak masyarakat Indonesia yang melakukan pengiriman barang ke Amerika entah karena bisnis atau untuk sanak saudaranya yang ada di sana. Amerika termasuk pangsa pasar yang besar bagi Indonesia,... Selengkapnya

cara kirim paket ke malaysia

Cara Kirim Paket Ke Malaysia Dan Persiapannya

T 20 May 2018 F A atdexpre

Cara kirim paket ke Malaysia sebenarnya hampir sama saja dengan pengiriman barang secara domestik. Anda tinggal menghubungi perusahaan jasa ekspedisi yang ingin digunakan, kemudian barang bisa langsung diantarkan ke titik penjemputan atau perusahaan jasa ekspedisi yang menjemput barang kiriman Anda, tentunya... Selengkapnya

+ SIDEBAR
Chat dengan kami via WhatsApp